Microsoft Teams
Outil de communication et de collaboration interne multiplateformes et intégré à la suite Microsoft Office. Plus efficace que l'envoi de courriels interne dans plusieurs situations.
Si vous possédez un compte courriel à la Ville, vous possédez déjà un compte Microsoft Teams; il suffit simplement d'installer l'application sur votre poste et/ou votre appareil mobile (iPhone, Android).
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Comment ça marche? |
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Accès à l'outil
Si vous possédez un compte courriel à la Ville, vous possédez déjà un compte Microsoft Teams; il suffit simplement d'installer l'application sur votre poste et/ou votre appareil mobile (iPhone, Android).
À partir de votre poste de travail de la Ville
Faire une recherche pour Microsoft Teams dans votre menu Démarrer, et lancer l'application.
À partir de votre iPhone
Vous devez télécharger l'application gratuite.
Ouvrir ce lien à partir de votre téléphone
À partir de votre téléphone Android
Vous devez télécharger l'application gratuite.
Ouvrir ce lien à partir de votre téléphone
Se connecter à votre compte
Vous pouvez accéder à votre contenu et à vos conversations à partir de n'importe quel appareil. Pour vous connecter à votre compte, entrez les mêmes accès que vous utilisez pour déverrouiller votre poste de travail.
Nom d'usager
[votre adresse courriel @victoriaville.ca]
Mot de passe
[votre mot de passe]
Présentation de l'interface
Sur PC, l'interface se divise ainsi:
- Tout au haut: contrôles maîtres de l'application, incluant la zone de recherche et les options de l'usager;
- À l'extrême-gauche: la barre de navigation, pour passer d'un module à l'autre;
- Au centre: variable en fonction du module.
Fonctionnalités spécifiques
Clavarder et partager des fichiers
A. Dans votre équipe (service ou division)
À partir du module Équipes, sélectionnez l'équipe avec laquelle vous souhaitez discuter ou partager du contenu. Tous les services de la Ville possèdent au moins une équipe dans Teams.
Une équipe regroupe des personnes, des conversations, des fichiers et des outils à un seul endroit.
Contrairement aux conversations un-à-un (ou à plusieurs) du module Clavardage, participer à une discussion dans le module Équipes permet de:
- Répondre à un message précis (et bâtir un fil de réponses contextuel);
- Créer une infinité de sous-discussions (canaux) par projet.
Les canaux
Les canaux sont des fils de discussion propres à un projet, un enjeu ou une thématique précise de l'équipe. Il peut exister une infinité de canaux pour chaque équipe, et chacune possède:
- sa propre liste de participants (l'équipe complète ou certains collaborateurs précis);
- une liste d'onglets qui équivalents aux applications Web ou aux fichiers importants pour la discussion;
- un contrôle sur les notifications, pour chaque usager.
B. Un à un ou à plusieurs (membres sélectionnés manuellement)
Pour débuter, rendez-vous dans le module Clavardage.
Ici, l'écran est divisé verticalement en 2 parties:
- à gauche, la liste des conversations que vous avez créées ou auxquelles vous avez été invité(e).
- à droite, les message de la conversation sélectionnée dans la partie de gauche.
Si la conversation à laquelle vous voulez participer est déjà créée, vous n'avez simplement qu'à la sélectionner dans la liste à gauche, puis utiliser le champ Saisir un message dans la partie de droite pour envoyer un message (similaire à toutes les applications similaires).
Créer une nouvelle conversation
Cliquer sur le bouton situé juste à gauche de la zone de recherche, au haut de l'écran, puis entrer le nom des personnes avec qui vous souhaitez échanger.
Il n'y a pas de limite au nombre de personnes que vous pouvez inclure dans une même conversation.
Partager un fichier
À partir d'une conversation, cliquer sur l'icône de trombone dans la barre située en-dessous de la zone de nouveau message.
Vous aurez alors l'option de choisir un fichier dans votre compte OneDrive, ou à partir de votre ordinateur.
Au lieu de cliquer sur le trombone, vous pouvez également simplement glisser un fichier à partir de votre bureau jusqu'à la zone de nouveau message.
Mentionner quelqu'un (dans une conversation de groupe)
Pour attirer l'attention d'une personne, tapez @ dans la zone de nouveau message puis sélectionnez la personne que vous souhaitez mentionner.
Réagir avec un emoji ou un GIF
À partir d'une conversation, cliquer sur l'icône de visage sourire ou sur l'icône GIF dans la barre située en-dessous de la zone de nouveau message.
Appels et vidéoconférence
Avant toute chose
Avant de passer ou rejoindre une appel Teams, vous devez connaître ceci:
- SVP, assurez-vous que votre matériel audio-vidéo est en état de marche. Avant d'embêter tout le monde et l'équipe informatique, vous pouvez procéder à un test d'appel directement via les options du logiciel
- Cliquer sur votre icône ou photo d'usager, en haut à droite de l'écran, puis choisir l'option Paramètres;
- Dans l'onglet Appareils, vérifier que vos appareils audio-vidéo sont bien configurés, puis cliquer sur le bouton Passer un appel test.
- Quand vous êtes dans un bâtiment de la Ville, ^privilégier la connexion à Internet via un câble réseau (idéalement), sinon utiliser le réseau sans-fil WIFI pour une meilleure qualité d’appel;
- Si vous êtes dans une réunion avec plusieurs participants, essayez de mettre votre micro à muet lorsque vous ne parlez pas. Cela évite des bruits désagréables pour les autres participants.
- Si vous apercevez un petit chiffre en rouge avec le bouton Afficher les participants, c’est qu’il y a un participant externe qui veut se joindre à la réunion. Vous devez l’accepter pour qu’il se joigne.
- NE JAMAIS CLIQUER sur des liens bizarres ou suspects dans le clavardage des appels conférence.
Passer un appel vidéo et audio
À partir d'une conversation, cliquer sur l'icône de caméra ou l'icône de téléphone situé dans le coin supérieur droit de l'écran. Les participants inclus dans la conversion seront invités à se connecter pour participer à votre appel.
Pendant l'appel
Barre de contrôle
Problème de son ou d'image??
Après vous être assuré qu'il ne s'agit pas d'un problème de connexion Internet (vous pouvez effectuer un test de vitesse via SpeedTest.net), vous pouvez vérifier la configuration de vos appareils à partir du bouton des Autres options et paramètres de l'appel de la barre de contrôle.
Brouiller l'arrière-plan en mode vidéo
Le goût de votre tapisserie est discutable?
Vos enfants courent sans cesse derrière vous?
Lors de vos appels vidéo, éliminez toute distraction pour vos interlocuteurs en brouillant l'arrière-plan dans votre image.
Réunions en ligne
Planifier une réunion
Dans Microsoft Outlook
Obligatoire si vous invitez des groupes ou des gens de l'externe.
- À partir de l’onglet Calendrier, cliquer sur Nouvelle réunion Teams;
- Inscrire le titre de la rencontre et ajouter vos participants;
- Définir la date, l'heure et la durée de la réunion;
- Envoyer votre réunion, comme à l'habitude.
Dans Microsoft Teams
Si vous n'invitez aucune personne de l'externe.
- À partir de l'onglet Calendrier, cliquer sur + Nouvelle réunion;
- Inscrire le titre de la rencontre et ajouter vos participants;
- Définir la date, l'heure et la durée de la réunion;
- Enregistrer votre réunion pour envoyer les invitations.
Rejoindre une réunion
À partir de Microsoft Outlook
- À partir de l'onglet Calendrier, sélectionner votre réunion;
- Dans la description de la réunion, cliquer sur le lien Rejoindre la réunion Microsoft Teams;
- Dans l'écran de Microsoft Teams, choisir vos paramètres audio/vidéo, sélectionner vos options de participation et cliquer sur Se joindre maintenant.
Si des options audio/vidéo sont désactivées, c'est que votre appareil ne les supporte pas, ou qu'ils ne sont pas correctement configurés.
À partir de Microsoft Teams
- À partir de l'onglet Calendrier, sélectionner votre réunion;
- Cliquer sur le bouton Se joindre;
- Dans l'écran qui s'affiche, choisir vos paramètres audio/vidéo, sélectionner vos options de participation et cliquer sur le bouton Se joindre maintenant.
Si des options audio/vidéo sont désactivées, c'est que votre appareil ne les supporte pas, ou qu'ils ne sont pas correctement configurés.