Nouveau processus d’information et de prise de décision des élus dès janvier 2024

Un diagnostic de la situation actuelle a été réalisé par l’IGOPP, de concert avec les membres du Conseil municipal et du comité de direction, afin de faire des constats sur les forces, les défis, les occasions de développement et les menaces. L’IGOPP, référence incontournable pour tout sujet de gouvernance tant dans le secteur privé que dans le secteur public, a également fait un étalonnage pour nous émettre des recommandations, lesquelles ont servi ensuite à l’élaboration du contenu de formation ainsi que du guide en découlant (Un mode d’emploi pour une prise de décision éclairée).

Nous profitons de l’occasion pour remercier toutes les personnes impliquées dans ce changement, somme toute, majeur. Nous remercions également toutes les personnes qui se rendront disponibles cette semaine et qui s’engageront dans ce changement, qui se veut pour le mieux, à notre humble avis.

Formation

Ainsi, ce mercredi 29 et ce jeudi 30 novembre, plus de 75 personnes parmi nous participeront à la formation dispensée par l’IGOPP et par notre collègue Jonathan Poirier, du Service juridique, qui nous amènera à réviser notre processus d’information et de prise de décision des membres du Conseil municipal, tant d’un point de vue de contenu que de contenant.

En effet, toutes les personnes de notre organisation, participant de près ou de loin, au processus de transmission d’informations aux élus seront formées afin d’être prêtes pour la séance de travail des élus du 15 janvier 2024, laquelle marquera la nouvelle ère. À compter de cette date, nous aurons une façon améliorée et uniformisée d’informer les élus, et ce, à l’échelle de l’organisation.

Concrètement, le sommaire décisionnel, communément appelé la note à la Direction générale actuellement, le procès-verbal de comité consultatif de même que la présentation en séance de travail des élus feront peau neuve, et seront déposés à même CSP.

Changement en 4 points

• Un nouveau sommaire décisionnel plus exhaustif et plus intuitif à remplir;
• Un nouveau procès-verbal de rencontre de comité consultatif uniformisé, tant dans son fond que dans sa forme;
• Un nouveau format de présentation en séance de travail plus efficace et plus efficient, d’un point de vue de contenu et de contenant;
• Un processus de préparation, d’approbation et de dépôt des documents aux membres du Conseil municipal unique, soit par l’entremise du logiciel CSP, tant pour les séances de travail que pour les séances publiques.

Outils pour réussir le changement

Dans un souci de faciliter et de simplifier le changement pour nous tous, au-delà de la séance de formation de 3 h, des outils ont été développés ou réfléchis afin que la transition se fasse en douceur.

En effet, les outils suivants sont disponibles:

• Mode d’emploi pour une prise de décision éclairée : guide répertoriant tous les détails du nouveau fonctionnement;

  Mode d'emploi

• Présentation PowerPoint de la formation de l’IGOPP;

  Voir la présentation

• Calendrier des séances de travail et des séances publiques 2024 du Conseil municipal, intégrant les dates butoirs pour le dépôt des sommaires décisionnels, en vue d’une séance de travail, ou des résolutions, en vue d’une séance publique;

  Consulter le calendrier

• Exemple type d’un procès-verbal d’un comité consultatif, respectant à la lettre les nouvelles normes, tant du point de vue de rédaction que de mise en page;

  Consulter l'exemple

• Gabarit de présentation PowerPoint : gabarit à utiliser pour toute présentation en séance de travail;

  Consulter le gabarit

• Captation vidéo de la formation dispensée par l’IGOPP et par Jonathan Poirier (à venir en décembre);
• Capsules vidéo du Service juridique pour la préparation d’un sommaire décisionnel provenant d’un service municipal ou d’un comité consultatif dans le logiciel CSP (à venir en décembre).

Les outils présentés ci-dessus seront disponibles en tout temps sur notre intranet. Nous les aurons donc à portée de main en cas de besoin.

Soutien au besoin

Nous sommes conscients de l’importance des changements. Pour ce faire, nous vous invitons à vous référez à Line Renauld à la Direction générale, en cas de besoin ou de questionnement, au sujet des séances de travail (ex. : sommaire décisionnel, procès-verbal de comité ou présentation), à Jonathan Poirier en ce qui concerne CSP et à Geneviève Gagné pour les séances publiques (ex. : résolution).

Bien que ce changement nécessite une période d’adaptation tout à fait normale pour tout un chacun, nous espérons que tout ce qui est mis en œuvre nous facilitera la vie dans ce changement. Sachez que nous demeurons flexibles dans ce changement. Des éléments pourraient évoluer rapidement, si nous sentons que c’est pour le mieux de nos pratiques organisationnelles.

Par ailleurs, une évaluation sera effectuée, six mois après l’entrée en vigueur du nouveau processus d’informations et de prise de décision des élus, et ce, auprès des destinataires de l’information, soit les membres du Conseil municipal, mais également auprès des préparateurs, soit chacun de nous. Cette évaluation pourrait également mener à certaines améliorations.

Participons ensemble à une prise de décision éclairée des décideurs!

Nous vous remercions à l’avance pour votre habituelle collaboration!

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