Relations citoyennes: Une directive et des gabarits pour les messages d'absence
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Relations citoyennes: Une directive et des gabarits pour les messages d'absence

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Êtes-vous en contact direct, que ce soit par téléphone ou par courriel, avec des citoyens? Si oui, cette nouvelle s'adresse à vous! Le Service des communications et des relations citoyennes vous partage aujourd'hui une nouvelle directive et surtout, des gabarits à utiliser pour vos messages d'absence.
Relations citoyennes: Une directive et des gabarits pour les messages d'absence

Mise en contexte

Le comité interservices d’amélioration continue de l’expérience citoyen, dans son rapport du portrait actuel du service aux citoyens élaboré en 2021, a identifié un enjeu important relativement à la réponse et au suivi offert aux citoyens lors des absences des membres du personnel. Afin de répondre à cette faiblesse, le comité, en collaboration avec le Service du capital humain, a inscrit à son plan d’action prioritaire en relations citoyennes l’action 13 qui consiste à standardiser les messages d’absence à l’échelle de l’organisation.

Objectif

Cette directive a pour objectif d'offrir un meilleur service aux citoyens en lui assurant d’avoir une réponse de la Ville, peu importe les absences au sein de l’organisation. Cette réponse se doit d’être standardisée dans l’ensemble des services par une directive et des gabarits de messages d’absence.

Système téléphonique

  1. Lors d’une absence de plus de 48 h (jours ouvrables), il est obligatoire de modifier le message d’absence de votre boîte vocale.
  2. Lors d’une absence de plus de 72 h (jours ouvrables), il est obligatoire de référer vos appels à un collègue de votre service.
  3. Lorsque vous êtes en télétravail, il est obligatoire de faire votre renvoi d’appel sur votre cellulaire professionnel ou sur votre système de téléphonie à distance. Besoin d'installer le système de téléphonie à distance? Faites-en la requête au Service des technologies de l'information.

Gabarit de message d'absence – Boîte vocale

Bonjour, vous avez bien joint (PRÉNOM, NOM), (TITRE) au (SERVICE). Prendre note que je serai absent(e) du bureau les (DATES). C’est avec plaisir que je vous rappellerai à mon retour. Pour toute urgence, il est possible de faire le « 0 » et de demander (PRÉNOM, NOM), (TITRE) au (SERVICE). Bonne journée!

Courriel

  1. Pour toutes les absences avec impossibilité de prendre ses courriels pendant plus de 24 h (jour ouvrable), il est obligatoire de programmer un message d’absence.
  2. Lors d’une absence de plus de 72 h (jours ouvrables), il est obligatoire d’indiquer dans votre message d’absence le nom et les coordonnées d’un collègue de votre service.

Gabarit de message d’absence – Courriel

télécharger le gabarit

 

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