Comment faire pour diffuser un message automatisé aux citoyens, communément appelé un message Somum?

1. Respecter le délai minimal de 24 h (ouvrable) entre une demande et la diffusion du message, sauf urgence;
2. Rédiger un message de moins de 60 secondes à la lecture avec l’introduction et la conclusion suivantes : « Bonjour, ceci est un message automatisé de la Ville de Victoriaville destiné à informer…(contenu du message rédigé)…Pour réécouter ce message, appuyer sur le « 0 ». Pour toute question supplémentaire, communiquez avec le service aux citoyens au 819 758-1571. ». Il faut considérer le contenu fourni comme étant prêt à être diffusé;
3. Fournir la liste des adresses civiques visées par le message automatisé dans le format suivant : numéro civique et nom de la rue (ex. : 1 à 500, rue Notre-Dame Est);
4. Transmettre toute l’information pertinente à l’équipe du service aux citoyens afin qu’elle puisse répondre adéquatement aux citoyens en cas de retour d’appel de leur part;
5. Déposer la demande, comprenant toute l’information précisée ci-dessus, au intranetvic.to/com en utilisant la catégorie de demande « Message automatisé (Somum) »;

Bien que la vocation précise demeure à être définie, la Division des communications tient à rappeler que l’automate d’appels se veut, avant tout, un outil informatif. Par conséquent, il n’est pas d’usage de l’utiliser à des fins promotionnelles, publicitaires ou pour le compte d’un tiers.

À titre informatif, voici un exemple de message automatisé préparé en marge des travaux de restauration du réservoir Beaudet :

• « Bonjour, ceci est un message automatisé de la Ville de Victoriaville destiné à informer les résidents des rues Garand, Dorilla et Julie d’une fermeture partielle de la rue Garand sur une période de plusieurs mois. À compter de ce mardi 11 mai 2021, un segment de la rue Garand sera fermé à la circulation; soit entre l’immeuble situé au 45 rue Garand et la route de la Grande-Ligne. Cette fermeture partielle de la rue Garand est planifiée jusqu’à la fin de l’automne 2021. Un accès temporaire à la route de la Grande-Ligne sera accessible via un chemin aménagé derrière l’immeuble du 45 rue Garand. Une signalisation temporaire sera installée dès l’entrée en fonction, soit ce mardi 11 mai 2021. La fermeture d’une portion de la rue Garand est nécessaire pour assurer un accès sécuritaire à tous les usagers et une réalisation des travaux du réservoir Beaudet adéquate. Pour réécouter ce message, appuyer sur le « 0 ». Pour toute question supplémentaire, communiquez avec le service aux citoyens au 819 758-1571. »

Toute l’équipe de la Division des communications vous remercie à l’avance!

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