Vacances & messages d'absence🎄

Système téléphonique

Rappelons que :

• Lors d’une absence de plus de 48 h (jours ouvrables), il est obligatoire de modifier le message d’absence de votre boîte vocale. Enregistrez votre propre message d’absence sur votre boîte vocale. N’utilisez pas l’assistant vocal pour un accueil plus humain.
• Lors d’une absence de plus de 72 h (jours ouvrables), il est obligatoire de référer vos appels à un collègue de votre service.

Courriel

Rappelons que :

• Pour toutes les absences avec impossibilité de prendre ses courriels pendant plus de 24 h (jour ouvrable), il est obligatoire de programmer un message d’absence.
• Lors d’une absence de plus de 72 h (jours ouvrables), il est obligatoire d’indiquer dans votre message d’absence le nom et les coordonnées d’un collègue de votre service.

Gestion des requêtes

Rappelons que :

• Pour les usagers du système de gestion des requêtes citoyennes (Salesforce), la prise en charge des requêtes doit être assurée en moins de 48 heures ouvrables même durant la période des fêtes.
• Chaque service est responsable de la bonne gestion des nouvelles requêtes et celles déjà en traitement. Le délai de traitement des requêtes doit demeurer une priorité même en période de vacances. En cas d'absence, assurez-vous que les requêtes sont transférées à un autre collègue qui pourra en assurer le suivi durant l’absence du responsable d’une requête au sein de votre équipe.

Vous trouverez sur la page "Partir en vacances l'esprit tranquille" des capsules au sujet de la téléphonie Teams et des gabarits pour vos messages d'absence. 👇

Partir en vacances l'esprit tranquille

Merci de votre collaboration et bonnes vacances!

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