Atelier Kaizen: 2 jours pour réviser le processus de préparation budgétaire

Tout d’abord, clarifions une chose : qu’est-ce qu’un atelier Kaizen? Il s’agit d’une méthode d’amélioration continue qui met l’accent sur la participation des employés. Un atelier Kaizen se déroule sur quelques jours et se concentre de façon intensive sur un problème ou un processus précis.

Dans le cas qui nous intéresse, l’enjeu était le processus de préparation budgétaire de la Ville de Victoriaville. Il faut savoir que le niveau de satisfaction des employés concernés a été évalué, grâce à un sondage, à 66%.

Plusieurs ont souligné des enjeux de compréhension, d’échéancier et même d’outils utilisés. Yves Arcand, directeur général, et Marilou Poisson, assistante-trésorière, ont donc décidé de se pencher sur la problématique dans le cadre de leur projet intégrateur du microprogramme en gestion municipale.

Les objectifs de leur projet et sur lesquels les participants à l’atelier Kaizen devaient s’orienter étaient les suivants :

• Augmenter à 80% le degré de satisfaction du personnel face au processus de préparation budgétaire;
• Augmenter la précision et la clarté du document explicatif mis à la disposition des différents services municipaux;
• S’assurer que l’échéancier est connu de tous et augmenter le taux de respect des dates limites à 100%;
• Clarifier les rôles et responsabilités de chacun dans le processus de préparation budgétaire;
• Atteindre une conformité de 90% lors du dépôt des budgets par les différents services.

Pendant ces deux jours de réflexion et de travail intense, les participants ont identifié les irritants et cartographié le processus actuel, le processus idéal et enfin, le processus souhaité. De plus, ils ont eu à travailler un plan d’action et un plan de communication.

Nous pouvons donc dire mission accomplie puisque dès cette année, plusieurs changements au processus de préparation budgétaire 2023 seront appliqués. Le nouveau processus sera en vigueur pour le processus budgétaire 2024. Bien entendu, le tout sera communiqué et expliqué à tous ceux qui sont impliqués dans l’élaboration de notre budget annuel.

D'ailleurs, nous tenons à remercier et à souligner l'implication de Nathalie Roussel à l'animation hors pair de cette activité.

Félicitations à l’ensemble des participants et bravo à Yves et Marilou pour leur initiative! Comme quoi, ensemble, nous pouvons clairement aller plus loin!

  Fil de nouvelles